La figura della wedding planner

Articolo a cura dall’Avv. Laura Citroni

 

Da parecchi anni ormai sempre più coppie in procinto di sposarsi decidono di affidare la gestione e la pianificazione del loro matrimonio ad un wedding planner, letteralmente “organizzatore di matrimoni”, nuova figura professionale con il compito di gestire tutta la pianificazione del grande giorno.

Prima di affidare la completa gestione di questo grande evento ad un wedding planner risulta però opportuno identificare e conoscere alcune faccettature di questa attività per non doversi poi confrontare con eventuali problematiche e/o contestazioni che potrebbero sorgere in un secondo momento.

Il wedding planner in Italia, è una una figura professionale non ancora regolamentata e, proprio per questo motivo, l’accordo che si andrà a concludere con questo soggetto viene qualificato come un contratto di consulenza. La maggior parte dei wedding planner opera infatti con regime a partita iva, proprio in qualità di consulente che può anche avvalersi anche dell’aiuto di collaboratori esterni.

Tuttavia, poiché si tratta appunto di professione non ufficialmente riconosciuta, non tutti questi soggetti hanno partecipato a corsi di formazione specialistici certificati da attestati di frequenza. Molti di loro sono indubbiamente preparati e con una lunga esperienza alle spalle magari proprio nel settore dell’organizzazione di eventi, ma non bisogna dimenticare che ci sono anche tanti WP assolutamente improvvisati.

Per questo motivo già dal primo incontro é importante chiedere di poter visionare le foto degli eventi già realizzati, porre domande specifiche, prestare attenzione alla competenza e non alle tante parole che spesso si sentono, in modo da valutare subito l’affidabilità e la professionalità del wedding planner scelto.

In questo primo incontro, inoltre, la coppia dovrà comunicare al wedding planner il proprio budget precisando al consulente di non superare la cifra preventivata ma, al tempo stesso, in modo da poter realizzare un progetto che possa definirsi studiato sulle effettive esigenze e sui desideri degli sposi.

Il professionista a quel punto dovrà predisporre un preventivo di massima in cui, oltre all’elenco di tutti i fornitori che dovranno essere coinvolti, venga specificato anche il compenso del wedding planner, sia ai servizi che potrebbero essere necessari.

La cifra che il wedding planner richiede a titolo di compenso per la sua prestazione potrà essere una somma fissa, decisa in partenza sulla base delle caratteristiche complessive dell’evento che andrà a realizzare, oppure potrà essere una cifra variabile sulla base del budget finale.

Ricordiamoci però che i costi preventivati potrebbero aumentare nel momento in cui gli sposi, durante l’organizzazione, dovessero decidere di apportare cambiamenti e variazioni a quanto pianificato in origine.

Sempre nella fase iniziale il wedding planner propone anche i fornitori a cui è solito rivolgersi per la realizzazione dell’evento.

Questo aspetto da un lato può essere positivo, poiché sta a indicare che quel wedding planner svolge la sua attività in modo continuativo, tanto da aver creato una rete di fornitori di fiducia con cui collaborare; dall’altro, bisogna comunque prestare attenzione perché non si può escludere che vengano proposti dei fornitori dai quali il wedding planner riceve una percentuale per ogni incarico.

Sesso, infatti, accade che molti wedding planner assicurino agli sposi di lavorare gratuitamente proprio perché in realtà percepiscono percentuali molto elevate dai fornitori con i quali i fidanzati hanno concluso i loro contratti.

L’accordo stipulato con il wedding planner, che altro non è se non un vero e proprio contratto, si considera concluso nel momento in cui viene sottoscritto il preventivo. Questo momento coincide normalmente con il versamento di un acconto o di una caparra confirmatoria, che il wedding planner è legittimato a trattenere nel caso in cui gli sposi decidessero poi di rivolgersi altrove.

Il versamento di un acconto potrebbe anche essere richiesto a favore dei fornitori scelti e ciò anche per evitare che questi prendano poi degli impegni per la data fissata per il matrimonio.

Gli acconti hanno quindi una duplice valenza: conferma per i professionisti coinvolti della volontà degli sposi di avvalersi delle loro prestazioni e certezza, per gli sposi, che questi fornitori non prendano ulteriori lavori per il giorno fissato per il matrimonio.

Ricordiamoci però che dal contratto con il wedding planner (e con i fornitori, qualora si trattasse di contratti differenti) è sempre possibile recedere, solitamente, fino a 60 giorni prima delle nozze. Importante però è che queste comunicazioni vengano effettuate in forma scritta (raccomandata con ricevuta di ritorno o posta elettronica certificata, qualora si possegga).

In caso di recesso, tuttavia, il wedding planner è legittimato comunque a quanto versato dagli sposi fino a quel momento. Questo avviene anche in caso di annullamento del matrimonio, in quanto si tratta di un fatto a lui non imputabile. Non è escluso che, in determinate circostanze il wedding planner possa decidere di restituire parte delle somme versate benché tale ipotesi sia rimessa alla valutazione dello stesso wedding planner.

Possiamo concludere ricordando a tutti di prestare molta attenzione a questi piccoli accorgimenti in modo da valutare sin da subito professionalità ed affidabilità del wedding planner. Una attenta analisi preliminare eviterà inoltre eventuali contenziosi in un momento successivo alle nozze. 

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Avvocato da sempre, un po’ per vocazione, un po’ per piacere, si occupa di assistenza alle aziende come consulente di società, gruppi societari e start-up.

Nella sua attività quotidiana non mancano mai diritto di famiglia, redazione di contratti e tutela del marchio.

E’ mamma di Alice e Filippo, ama viaggiare, andare in barca e chiacchierare con le amiche di sempre.

La passione per la pratica yoga l’ha portata ad intraprendere un duro percorso formativo per diventare insegnante.

Il tempo libero è sempre poco, ma nei ritagli di tempo scrive e collabora con riviste, blog e magazine per cui tratta temi giuridici di interesse comune affrontandoli in maniera semplice ed accessibile anche per i non addetti ai lavori.

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